背景調查授權書範本（免費下載）
Reference Check Authorization Form
入職前做盡職審查，保障公司同求職者雙方權益。
背景調查授權書係僱主向前僱主或第三方查證求職者資料前，取得候選人書面同意嘅文件。內容須清楚列明查證範圍（僱傭紀錄、學歷、專業資格等）、可聯絡對象、資料用途及保留期，符合《個人資料（私隱）條例》要求。提供 Word 版。
EN下載檔案為英文版（Reference Check Authorization Form）。香港職場嘅人事文件、僱傭合約同審計紀錄普遍以英文為準，英文版可以直接發俾同事、管理層或海外總部；檔案可自由編輯，要中英對照就喺欄位下面加返中文。以下說明就用中文講解點樣填、點樣用。
香港無法例強制做背景調查，但一旦你聯絡前僱主查證，就已經涉及處理第三方及候選人嘅個人資料，必須有書面授權。
如涉及刑事紀錄查核（性罪行定罪紀錄查核），必須由申請人本人向警方申請，僱主唔可以代辦。
範本包含邊啲內容？
申請人資料
姓名（中／英）香港身份證號碼（首 4 位）申請職位聯絡電話
授權查證範圍（可多選）
- □ 僱傭紀錄（職位、受僱期、離職原因）
- □ 薪酬範圍核實
- □ 學歷及專業資格
- □ 專業牌照及註冊狀況
- □ 工作表現及操守
- □ 其他：__________________
可聯絡嘅推薦人／前僱主
公司／機構聯絡人及職位電話／電郵可聯絡時間
授權聲明
- 本人授權 __________（公司名稱）及其委託之第三方，就上述範圍向所列機構查證本人提供嘅資料，並授權有關機構向貴公司披露相關資料。
- 本人明所收集嘅資料只用作評估本次職位申請，如不獲聘用，資料將於 24 個月內銷毀。本人有權要求查閱及更正有關個人資料。
- 本人亦明，如查證結果顯示所提供資料有重大失實，貴公司有權撤回聘用建議或終止僱傭合約。
- 申請人簽署：__________________ 日期：__________________
- 見證人（HR）簽署：__________________ 日期：__________________
使用步驟
- 喺發出有條件聘書（conditional offer）時一併交候選人簽署。
- 只查證與職位相關嘅項目，避免過度收集資料。
- 查證結果以書面記錄，連同授權書存入招聘檔案。
- 如結果影響聘用決定，先俾機會候選人解釋。
常見問題
冇授權書可唔可以直接打俾前僱主？
法律上並無明文禁止，但未經同意披露及收集僱傭資料容易觸犯私隱條例嘅收集原則，實務上必須先取得書面授權。
前僱主可唔可以拒絕提供資料？
可以。香港無法例強制前僱主提供推薦，好多公司只確認職位同受僱日期。
可唔可以查求職者有冇刑事紀錄？
一般刑事紀錄無公開查冊；僱主可要求申請人自行申請「性罪行定罪紀錄查核」（適用於接觸兒童或精神上無行為能力人士嘅職位）。
範本係中文定英文？可唔可以改成中文？
下載檔案全部係英文版。香港大部分公司嘅僱傭合約、人事檔案、審計同法律文件都以英文為準，英文範本可以直接發俾同事、管理層或海外總部，唔使再翻譯。檔案係可編輯嘅 Word / Excel / PowerPoint，如果貴公司要中文或中英對照，可以喺同一欄位下面加返中文，唔會影響格式。
相關法例參考
- 《個人資料（私隱）條例》（第 486 章）— 收集及使用個人資料須有同意及明確用途
- 《罪犯自新條例》（第 297 章）— 部分已更生人士嘅定罪紀錄不得作為僱傭考慮
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延伸閱讀
本範本由 hkhrtool.com 提供，只供一般參考，並不構成法律意見。使用前請按公司政策及個別個案調整。