信封放喺枱面嗰刻，心裡面總會閃過一秒「係咪關於我」。但情緒過咗，實務嘢一樣要跟：通知期、糧尾、年假、交接，一步都唔可以錯。
一句總結：收到辭職信後第一件事係書面確認收悉同通知期起始日，之後跟一份Offboarding Checklist逐項打勾，情緒同程序分開處理。
做HR耐咗，都會習慣員工遞信嗰一下嘅氣氛：有啲人面帶尷尬、有啲人如釋重負、有啲人直情連眼神都唔敢對上。無論係邊種情況，第一反應永遠係一秒鐘嘅「呢個時間點會唔會好尷尬」——手頭有無緊急項目、要唔要即刻同上司匯報、招聘廣告幾時要出。但呢啲念頭一閃即逝，因為程序要立即開始跑。
唔理員工係口頭定書面提出辭職，HR都應該書面（email已足夠）確認已收到辭職通知，並清楚寫明：通知期起始日、最後工作日、要遞交嘅交接安排。呢一步睇落行政化，但可以避免日後「幾時開始計通知期」嘅爭拗。
試用期首月內：僱傭雙方最少要俾1日通知或代通知金；試用期滿一個月後或無試用期：最少7日通知，實務上好多僱傭合約會約定得更長。
以合約列明嘅通知期為準，香港常見係一個月，部分高層職位可能係三個月，一定要翻查返個別僱員嘅合約條款。
僱主或僱員任何一方都可以用代通知金即日終止合約，金額按合約訂明嘅日薪或月薪計算通知期內嘅代通知金。
員工最後一個月嘅薪金要按實際出勤日數計算，如果離職日唔係月底，要用日薪比例計。舉例：月薪HK$20,000嘅同事，如果最後工作日係月中第15日，糧尾就要按實際出勤日數／該月曆日數計算基本薪金，另加未放嘅年假現金補償。想核對計法有無出錯，可以直接用薪金計算機驗證一次。
根據《僱傭條例》，僱員離職時未放嘅法定假期年假（或合約年假，以較高者為準）要以現金支付。計算方法一般係按員工完成服務嘅比例，攤分該年度嘅年假應得日數，再扣除已放嘅日數。可以用年假計算機快速核算未放年假嘅金額，避免手動計錯而引起爭拗。
確認收悉辭職信、通知期起始日、最後工作日，並存檔。
計算最後糧金額、未放年假現金補償、扣除任何應扣款項（如有欠款）。
最後受僱月份如常供款，並通知強積金受託人員工已終止受僱。
八達通、門禁卡、電腦、電話、公司信用卡等，列清單逐項簽收確認交還。
最後工作日下班後停用電郵、內部系統、VPN帳戶，減低資料外洩風險。
要求員工整理未完成工作嘅交接清單，並安排同接手同事開會確認。
按員工要求發出服務證明信，只需列明職位同受僱期間，唔應加入主觀評價。
非強制但建議進行，了解離職原因，作為改善公司政策嘅參考。
好多時HR心急想快啲搞掂交接，會忽略咗一啲細節：忘記將未放年假折算做現金、漏咗通知MPF受託人、離職證明信寫咗主觀評語（有機會引起誹謗爭議）、或者未同IT確認帳戶已停用就等到下個月先處理，呢啲都係實務上要提早排好時間表去避免嘅漏洞。
每一封辭職信背後，其實都係一個提提你反思公司文化、管理方式嘅機會。與其淨係將辭職信當成行政程序，不如喺Exit Interview入面認真聆聽，慢慢累積成公司改善嘅資料庫。程序要跟足，但HR嘅價值，往往就喺處理呢啲「人」嘅時刻入面體現出嚟。
按《僱傭條例》，如果僱傭合約冇特別約定，試用期首month內離職只需1日通知或代通知金；試用期後或已過試用期一般係最少7日，實際以合約列明嘅通知期為準，通常係一個月。
可以，只要按合約約定嘅方式（通知期內嘅日薪或月薪計算代通知金），僱員及僱主雙方都有權用代通知金代替通知期，即日終止合約。
最後糧要計足員工實際工作日數嘅薪金，未放嘅法定年假／合約年假（如適用）要以現金補回，具體按比例計算方法可以參考年假計算機。
僱主要喺員工最後受僱月份如常出糧兼供MPF，離職後僱主應通知強積金受託人員工已經終止受僱，方便員工日後選擇保留戶口或轉移至新僱主計劃。
有，可以參考文中Offboarding Checklist，涵蓋通知期確認、糧單同年假結算、公司財物收回、系統帳戶停用、離職證明信同强積金通知等步驟。
輸入通知期同最後工作日，一鍵計出準確嘅離職日期同糧尾範圍。
免責聲明：本文內容只供參考，不構成法律意見。個別僱傭合約條款請自行核實，勞工權益查詢可致電勞工處 2717 1771。
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