員工表現長期未達標，最怕係炒咗先發現冇任何書面紀錄。呢篇教你由口頭提醒到終止合約嘅五級流程同警告信寫法。
一句總結：香港法例無強制「三封警告信」，但一旦員工提出不合理解僱申索，僱主要舉證有正當理由——完整、具體、有簽收嘅警告紀錄就係最有力嘅證據。
由直屬上司即時指出問題，同日以電郵摘要跟進，形成紀錄。
列明事實、期望標準、改善期限（通常 30 日）同不改善嘅後果。
設定可量度指標、支援資源（培訓、指導）同覆核日期。
明確寫明「如未達標，公司可能終止僱傭合約」。
按合約通知期或代通知金處理；保留全部紀錄以應對申索。
可能觸犯《僱傭條例》保障條文或構成歧視。詳見 病假、有薪病假指南。
同類表現問題處理不一致，容易被指涉及歧視或報復，參考 職場歧視與騷擾指南。
未給合理改善期就終止，會削弱「有正當理由」嘅說服力。程序見 解僱程序與不合理解僱。
《僱傭條例》無「三封警告信」硬性規定。僱主只要按合約給予通知期或代通知金，一般可終止合約。但如員工提出不合理解僱申索，完整警告紀錄係證明「有正當理由」嘅關鍵證據。
七項：具體事件與日期、違反嘅標準或政策、之前已提醒嘅紀錄、明確改善要求、改善期限、不改善嘅後果、員工簽收欄（拒簽亦要註明）。避免情緒化字眼同人身評價。
唔影響效力。可請一位見證人在信上註明「已當面交付，員工拒絕簽署」，並同日以電郵發送副本作紀錄。
極高風險。喺法定病假、產假期間解僱屬違法；即使只發警告，都可能被視為報復或歧視。應待員工復工後再處理，並確保理由與健康狀況無關。
常見 30 至 90 日，視乎崗位複雜度。時間太短會被視為走過場，難以證明公司曾給予合理改善機會。
建議整個僱傭期加離職後至少 7 年（配合勞資申索時效與稅務紀錄要求），並按《個人資料（私隱）條例》妥善保管、限制查閱權限。
HR 常用範本提供口頭警告紀錄、書面警告信、PIP 表格嘅 Word 檔。
免責聲明：本文內容只供參考，不構成法律意見。條文細節以《僱傭條例》及勞工處最新公布為準；如涉及具體個案，建議諮詢專業顧問或致電勞工處熱線：2717 1771。
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