HR 手上啲資料，其實好敏感

1. 收集目的與方式

只收集與招聘、僱傭直接相關嘅資料，並喺收集時提供個人資料收集聲明（PICS）。

2. 準確性與保留期限

資料要準確；落選求職者資料一般保留不超過 2 年，離職員工紀錄按稅務／法律需要保留（常見 7 年）。

3. 使用限制

唔可以將人事資料用於原本目的以外（例如轉作市場推廣），除非取得訂明同意。

4. 保安措施

設定存取權限、加密、上鎖檔案櫃；外判服務供應商要有合約保障。

5. 公開透明

公司應有私隱政策，說明持有嘅資料類別同用途。

6. 查閱與改正

員工可提出查閱資料要求（DAR），公司須喺 40 日內回覆。

招聘廣告可唔可以要求求職者提供身份證副本？

面試階段唔應該收集身份證副本。私隱專員公署《人力資源管理實務守則》指出，身份證號碼及副本一般只應喺確定聘用後、為僱傭或法定目的先收集。

落選求職者嘅資料要保留幾耐？

守則建議一般不超過 2 年，除非有其他法律理由。逾期應安全銷毀（碎紙／永久刪除），並保留銷毀紀錄。

員工可唔可以要求睇自己嘅人事檔案？

可以。員工可提出「查閱資料要求」，公司須喺 40 日內提供副本，並只可收取不超乎成本嘅費用。如拒絕須說明法定理由。

公司可唔可以查員工電郵或裝 CCTV？

可以，但須合乎比例、有明確目的，並事先以書面政策告知員工監察範圍、方式同用途。秘密監察一般難以合理化，可能違反私隱條例。

發生資料外洩要點做？

即時遏止事故、評估影響、通知受影響員工，並建議通報私隱專員公署（現時屬自願性質）。同時檢討保安漏洞並記錄事件處理過程。

可唔可以將員工資料交俾海外母公司？

應先評估目的地嘅保障水平，喺 PICS 中列明可能轉移嘅對象類別，並以合約條款要求對方採取同等保障措施。

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