員工個人資料登記表範本（免費下載）
Employee Personal Particulars Form
一次過收齊緊急聯絡人、出糧戶口、地址等資料。
員工個人資料登記表在入職首日收集姓名、身份證、銀行戶口、緊急聯絡人、強積金及稅務資料，是薪酬發放、報稅表 IR56 系列及強積金登記嘅基礎。表格須附收集個人資料聲明，並限制只有 HR 及薪酬人員可查閱。提供 Word 及 Excel 版。
EN下載檔案為英文版（Employee Personal Particulars Form）。香港職場嘅人事文件、僱傭合約同審計紀錄普遍以英文為準，英文版可以直接發俾同事、管理層或海外總部；檔案可自由編輯，要中英對照就喺欄位下面加返中文。以下說明就用中文講解點樣填、點樣用。
入職日收唔齊資料，最常見後果係第一個月出唔到糧、強積金遲登記（僱主須於受僱首 60 日內辦妥）。
個人資料應設定查閱權限，並只保留與僱傭相關嘅部分；醫療報告等敏感資料應分開存放。
範本包含邊啲內容？
基本資料
中文姓名英文姓名（與身份證相同）香港身份證號碼出生日期性別婚姻狀況（用於稅務申報）手提電話個人電郵住址
職務資料
職位部門入職日期直屬上司僱傭類別（全職／兼職／合約）工作地點
薪酬及銀行資料
月薪 (HK$)工資期銀行名稱分行代號戶口號碼戶口持有人姓名
強積金資料
受託人／計劃名稱係咪已有個人帳戶成員編號（如有）自願性供款（%）
緊急聯絡人
姓名關係電話地址
受養人資料（供稅務及醫保用）
姓名關係出生日期係咪納入醫療保險
聲明
- 本人確認以上資料真實無誤，如有變更會於 7 日內通知人力資源部。
- 收集個人資料聲明：資料只用於薪酬發放、強積金及稅務申報、福利安排及緊急聯絡，僅由獲授權人員查閱，並於離職後按法例保留 7 年。
- 僱員簽署：__________________ 日期：__________________
使用步驟
- 入職首日連同僱傭合約、保密協議一併簽妥。
- 核對身份證副本及在港工作權利。
- 60 日內完成強積金登記；3 個月內向稅務局提交 IR56E。
- 資料變更（地址、銀行戶口）要求員工書面更新並保留紀錄。
常見問題
身份證副本可唔可以留底？
獲聘後可以保留，但只可用於履行法定責任（強積金、稅務）。私隱專員公署建議只影印必要部分並妥善保管。
員工資料要保留幾耐？
《僱傭條例》要求僱傭紀錄在僱員終止受僱後保留 6 個月；稅務用途一般建議保留 7 年。
幾時要幫新同事登記強積金？
受僱滿 60 日內須完成登記（首 30 日為豁免期，不需供款，但登記不可拖）。
範本係中文定英文？可唔可以改成中文？
下載檔案全部係英文版。香港大部分公司嘅僱傭合約、人事檔案、審計同法律文件都以英文為準，英文範本可以直接發俾同事、管理層或海外總部，唔使再翻譯。檔案係可編輯嘅 Word / Excel / PowerPoint，如果貴公司要中文或中英對照，可以喺同一欄位下面加返中文，唔會影響格式。
相關法例參考
- 《僱傭條例》（第 57 章）第 49A 條 — 僱主須備存僱傭紀錄
- 《強制性公積金計劃條例》（第 485 章）— 60 日內登記
- 《稅務條例》（第 112 章）第 52 條 — IR56E／IR56B 申報
- 《個人資料（私隱）條例》（第 486 章）
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延伸閱讀
本範本由 hkhrtool.com 提供，只供一般參考，並不構成法律意見。使用前請按公司政策及個別個案調整。