員工屢次遲到、表現追唔上，上司話「出封警告信啦」。但一封寫得含糊嘅警告信，去到勞資審裁處未必幫到公司；寫得太重，又可能變成員工投訴嘅證據。
一句總結：法例冇規定警告信格式或次數，但一封有效嘅警告信要寫清楚事實、違反咩規則、改善要求同期限、再犯後果，並俾員工回應。即時解僱只適用於嚴重過失或多次警告仍不改善。
《僱傭條例》第 9 條容許僱主喺員工故意不服從合法而合理嘅命令、行為不當、欺詐或不忠實，或者慣常疏忽職責時，無須通知即時解僱。勞工處亦提醒，即時解僱係嚴重紀律處分，只應喺員工犯非常嚴重過失，或者經多次警告仍不改善時先採用。
換句話講，警告信嘅作用係「留低證據」：證明公司已經清楚指出問題、俾咗機會改善。之後如果要解僱，亦可以支持「行為」或「能力」屬有效理由，減低被指不合理解僱嘅風險。
唔同性質嘅問題要分開處理：表現（能力）問題應配合改善計劃（PIP）同培訓；行為問題（例如遲到、違反守則）就著重事實記錄同紀律程序。
寫日期、時間、事件，例如「2026 年 10 月 5 日、12 日、19 日分別遲到 35、50、40 分鐘」，唔好只寫「經常遲到」。
引用員工手冊或合約條款，例如「違反《員工手冊》第 3.2 條考勤規定」。
例如「由即日起 2 個月內無遲到紀錄」，表現問題就寫可量度嘅目標。
清楚寫明可能採取嘅進一步紀律處分，包括終止合約。
俾員工寫下意見並簽收。員工拒簽，可以由在場 HR 同上司記錄「已交付，員工拒絕簽收」並簽署作證。
私人及機密 致：陳大文（員工編號：E1023，職位：倉務員） 日期：2026年10月20日 第一次書面警告 1. 事實：你於 2026年10月5日、12日及19日 分別遲到 35、50 及 40 分鐘，事前未有通知上司。 2. 違反規定：《員工手冊》第 3.2 條考勤規定。 3. 面談：公司已於 2026年10月20日與你面談， 你表示原因為交通問題。 4. 改善要求：由即日起兩個月內，不得再有 無合理原因的遲到紀錄。 5. 後果：如未能改善，公司可能採取進一步紀律處分， 包括發出最後警告或終止僱傭合約。 員工意見：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 員工簽收：＿＿＿＿ 日期：＿＿＿＿ HR 代表：＿＿＿＿ 上司：＿＿＿＿
解僱程序同不合理解僱嘅細節，可以參考表現管理與警告信指南同解僱程序與不合理解僱。
冇。《僱傭條例》冇規定警告信嘅次數或格式，但勞工處提醒即時解僱只應用於非常嚴重過失或多次警告仍不改善嘅情況。
可以由在場 HR 同上司喺信上記錄「已交付，員工拒絕簽收」並簽署作證，亦可以用電郵同時發送，保留交付記錄。
視乎情況。如果員工犯咗第 9 條所指嚴重過失，或者經多次警告仍不改善，僱主有機會可以即時解僱；否則一般應按合約給予通知或代通知金。
要。口頭警告應由 HR 書面記錄日期、內容同在場人士，作為日後紀律程序嘅證據。
法例冇規定，但好多公司會喺員工手冊訂明警告有效期，例如 12 個月內冇再犯就唔再計算，令處理更一致公平。
發佈日期：2026-10-30
書面警告、最後警告、面談記錄等範本，一次下載。
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